Paso a Paso Analizar los proyectos de Microsoft Project Online con PowerBI

Los reportes de Microsoft Project son bastantes y buenos, pero hay ocasiones en las que necesita información mas ejecutiva o bien se requieren hacer Dashboard o Tableros de control, o no se quiere dar acceso a todos los usuarios el project para generar los reportes. En esas ocasiones la solución ideal es PowerBI, tiene muchas ventajas el usar esta herramienta, a continuación te detallo las mas relevantes desde mi punto de vista:

  • A el dia de hoy (6 Sep 2017) PowerBI viene licenciado con Office365
  • Es de fácil uso, no se requiere capacitación previa o con muy poca instrucción se pueden hacer tableros muy profesionales
  • Esta 100% integrado con Project Online, lo que nos permite tener información en tiempo real de nuestros proyectos
  • Permite exportar el contenido y publicarlo en Sharepoint, presentaciones de PowerPoint, y en HTML embebido.

Como hacer la conexión es muy sencillo, te explico los pasos en el siguiente video:

Paso a Paso Microsoft Project Online como agregar campos personalizados con tablas de busqueda

Una actividad que es muy frecuente es crear campos personalizados, los cuales lean valores de tablas de consulta. Lo estos campos personalizados son muy útiles, algunos ejemplos de uso son:

  • Si en el documento quiero tener visibilidad de responsables o encargados
  • Si quiero hacer una agrupación por área solicitante
  • Si deseo tener una clasificación por tamaño del proyecto

Para crear el campo personalizado es un proceso muy sencillo básicamente se debe de hacer lo que mostramos en el siguiente video.

Paso a Paso Microsoft Project Online como quitar bloqueo a un proyecto

¿Cuantas veces te ha pasado? deseas ingresar a un proyecto creado en Microsoft Project Online, ya sea desde la versión Online o desde la versión desktop y te encuentras con el siguiente mensaje de error:

Error de bloqueo Project Online

El mensaje puede ser que tu usuario (u otro usuario) lo tiene desprotegido. Y resulta que el usuario no esta disponible o en caso de ser tu usuario no sabes como fue que lo dejaste desprotegido. Que aunque no lo creas es bastante más común de lo que uno cree que pase.

Bueno la solución es bastante sencilla, siempre y cuando tengas los permisos suficientes. Básicamente lo que debes de hacer es ir a: Configuración PWA-> Forzar Protección de Objetos de la empresa. Una vez ahí seleccionar el proyecto y desbloquearlo.

Si no te quedo muy claro en el texto te dejo el video para que veas los pasos:

 

Paso a paso para crear un proyecto en teamwork

Hace ya algunos años buscando una solución para manejar proyecto me encontré con TeamWork, una excelente solución en linea para el manejo de proyectos. De todas las ventajas que tiene la herramienta lo que mas destaco son:

  • Modelo de licenciamiento por proyectos (inicia desde 50 proyectos). Al ser la licencia por proyectos y no por usuario te permite que todo el equipo de proyecto pueda actualizar en la plataforma y tener información en tiempo real de lo que esta sucediendo.
  • Solución en la nube, porque lo que si tu equipo esta físicamente disgregado, permite que todos tengan acceso de forma remota.
  • Reporte diario de actividades pendientes y atrasadas. Una gran ayuda para dar el seguimiento se puede definir y configurar las notificaciones que se envían al equipo.
  • Integración con correo electrónico, lo que te permite actualizar comentarios, cargar actividades, recibir notificaciones de tu proyecto desde el correo.
  • Se puede descargar la base de datos (MySQL) de todos los proyectos lo que te permite construir reportes y tableros de avance de tus proyectos.
  • App para Android y IOS, con lo cual no hay escusa para no saber el dia a dia del proyecto de todo el equipo que participa de el.
  • Posibilidad de integrarlo con OneDrive, Google Drive, Box, DropBox, OneDrive for Business y muchas aplicaciones mas. Lo que te permite una solución bastante integrada con documentación en un solo lugar y accesible para todos los miembros del equipo.

Esas son las características que mas me gustaron, si estas interesado en probarlo o solo deseas manejar 1 o 2 proyectos también tiene una opción gratuita, limitado solamente por el numero de proyectos a utilizar (máximo 2).

Para crear un proyecto es sumamente sencillo, te dejo un pequeño video paso a paso de como hacerlo: